La empresa seleccionada es una PyME dedicada a la fabricación y distribución mayorista de artículos de marroquinería tales como: mochilas, bolsos, carteras, riñoneras, etc.
La empresa comenzó sus actividades en el año 2002 en un garage con producción mínima y con el paso del tiempo fue creciendo e incrementando su producción, lo que debió ser acompañado por un aumento de personal, infraestructura y tecnología.
La marca SMOG (Marca bajo la cual se fabrican los productos mencionados) fue registrada en el Instituto Nacional de la Propiedad Industrial en el año 2007.
La misma tiene 9 años de trayectoria en el mercado y distribuye sus productos por medio de un sistema de viajantes en las provincias de Córdoba, Santa Fe, Corrientes, Misiones, Entre Ríos, Formosa y Chaco.
Actualmente la empresa se encuentra situada en Avenida del Trabajo 1367- Barrio Talleres Oeste- Córdoba y lleva a cabo una producción aproximada de 36000 unidades anuales.
Para la elaboración de los productos los mismos pasan por cuatro grandes áreas: una es la de diseño (es donde se crean los modelos, se generan moldes), otra es el área de corte donde se cortan las telas teniendo como base los moldes generados en el área de diseño; además está el área de costura donde se cosen las mochilas, bolsos, etc; y por último el área de taller de acabado donde se realizan detalles para la finalización de los productos, se los empaqueta, almacena y luego se arman los pedidos.
La empresa cuenta con una sucursal de venta mayorista y venta directa al publico conectada con la casa matriz por medio de una WLAN utilizando el mismo software de facturación.
Su principal competencia son los productos de importación China que ingresan al mercado a precios muy bajos; además de otras empresas nacionales del rubro.
La empresa en sus primeros años, realizaba la facturación de los pedidos de forma manual, debido a que la cantidad de pedidos no era significativa, a medida que la empresa fue creciendo en el mercado se implementaron distintos sistemas básicos de facturación que permitan agilizar el proceso. En los últimos 2 años, el crecimiento obligo a incorporar un software realizado a medida para la organización, el mismo se basa en una base de datos que integra toda la información necesaria para agilizar el proceso de facturación.
Se realizara un análisis integrador de todas las áreas a fin de poder realizar un relevamiento lo mas completo posible.
El organigrama de la empresa es el siguiente:
Comenzaremos este desarrollo exponiendo las responsabilidades que poseen los encargados de cada una de las áreas:
- El responsable de administración se encarga del manejo del sistema informático, pago de impuestos, pagos a proveedores, liquidación de sueldos, facturación,contacto con los distintos expresos para que recojan los pedidos en una fecha determinada y verificación de saldos en rojo para luego ser comunicado al viajante correspondiente.
- El encargado de diseño tiene como objetivo final la generación de moldes para luego enviarlos al área de corte. Para realizar el diseño del producto se tienen en cuenta distintos factores, tales como: la moda, la practicidad, la utilidad que se le va a dar al artículo, la época del año considerada (Ya que esta condiciona el color de los productos: en invierno se utilizan colores oscuros y en verano claros.), etc.
- El encargado de corte tiene el objetivo de realizar la tizada de los moldes en las telas para luego cortarlos con una cortadora recta industrial. Esta persona tiene además la responsabilidad de disponer los cortes mencionados para que los mismos lleguen a manos del encargado del área de costura.
- El jefe de costura debe primero que todo controlar que los cortes que provienen del área anterior cumplan con las especificaciones requeridas para luego poder distribuir los mismos entre los diferentes empleados. Por otro lado tiene la responsabilidad de controlar a los empleados bajo su cargo, resolviendo las dudas que puedan surgir para asegurarse que los productos sean de la calidad requerida.
- El responsable de taller de acabado es el encargado de controlar la calidad total de los productos, la misma se realiza con un control del 100% de los mismos. Además previo a este proceso los empleados de esta área deben realizar detalles de finalización de los artículos tales como poner remaches, quitar hilos sobrantes, poner tachas o realizar el proceso de seriegrafía, entre otros; también se encargan del armado de pedidos y luego del control de que la mercadería facturada coincida efectivamente con la mercadería que se envía.
- El departamento de distribución se encarga de realizar las ventas y cobranzas procediendo de la siguiente manera:
A continuación procederemos a analizar la Tecnología de información de la empresa.
En lo referido al hardware, la casa central cuenta con dos equipos: uno tiene la función de ser servidor de la base de datos el cual presenta las características de un modelo torre con seis ranuras de expansión de las cuales tiene disponibles tres; el otro sistema de hardware presenta un modelo todo en uno y es utilizado para la facturación de los pedidos, para realizar compras de mercadería, control de stock, verificación de saldo adeudado por clientes y contacto con proveedores.Por otro lado, el hardware de la sucursal cuenta con características de expansibilidad del modelo minitorre, utilizando de esta forma el mismo sistema de facturación que la casa central.Con respecto a la previsión de soporte para el futuro debido al crecimiento que esta teniendo la empresa, se prevee la adquisición de una computadora de mayor capacidad que la actual (se esta considerando que contenga un mínimo de dos núcleos de gran capacidad de procesamiento) y que cuente con una placa madre capaz de dar soporte a las necesidades de actualización de tecnología (hardware y software) que permitan el óptimo funcionamiento del sistema. También se esta planeando adquirir una computadora por área, es decir tres, para mejorar las comunicaciones y el control. Esto permitirá descentralizar la información de la maquina principal, reduciendo de esta forma la necesidad de espacio disponible de la misma y garantizando el óptimo funcionamiento del sistema.Sumado a esto la empresa esta planeando para un futuro una lectora de códigos de barras que este integrada con el sistema de facturación para simplificar el proceso y reducir tiempos.
En lo referido al software la empresa utiliza Windows XP como sistema operativo. Los propietarios de la empresa justifican la elección basándose en su simplicidad de uso.
Respecto al sistema de facturación el mismo fue desarrollado a medida de manera externa, con un lenguaje de programación orientada a objetos: Visualbasic 6.0. La justificación por parte del programador de su decisión de elegir este lenguaje fue su simplicidad de uso para el diseño de los programas y su eficacia para programar interfases gráficas de usuario.
En el área de administración, en el proceso de facturación, se realizan 10 pedidos diarios. Se calcularon los tiempos en los distintos procesos (facturación, verificación de saldo y de stock), concluyéndose que el tiempo de respuesta del sistema es óptimo.
La base de datos utilizada es única. En este caso el administrador de datos coincide con el administrador de la empresa que es quien tiene una visión global de la misma y conoce los procesos que se están desarrollando; por otro lado el administrador de la base de datos es el programador quien fue el encargado de desarrollar la misma y garantiza el funcionamiento del sistema.En cuanto a la asistencia técnica ésta es realizada por la misma persona que desarrolló el sistema y hay un acuerdo entre ambas partes donde las modificaciones esenciales (ampliaciones del sistema, actualizaciones, etc.) del sistema deben abonarse y aquellas que hacen a un mejor funcionamiento no.
En los inicios de este nuevo sistema se produjo una caída del sistema y se pudo implementar la facturación manual utilizando listas de precios que la empresa posee impresas en caso de emergencia. Dicho proceso resulto muy lento y engorroso pero en ese momento permitió dar salida a la mayoría de los pedidos, con demoras de entrega mayores; lo que generó disgustos en los clientes. Este inconveniente fue transitorio y se debió explicar a los clientes sobre lo ocurrido para no generar una mala imagen de la empresa.Para evitar este inconveniente en caso que acontezca nuevamente se procedió a la capacitación de algunos empleados para realizar la facturación manual.Para el caso de mantenimiento de hardware se recurre siempre a la misma empresa, dado que la misma le otorga prioridad en caso de fallas del mismo
Respecto a las comunicaciones la empresa utiliza una red WLAN para la comunicación entre la casa central y la sucursal de ventas (se encuentran a 30 metros de distancia una de la otra), cubrir dicha área con el correspondiente cableado para implantar una red LAN era demasiado costoso además de que implicaba distintos riesgos, por lo que se opta por poseer un router inalámbrico que se encargue de generar la señal y retransmitirla entre los puestos de trabajo.
Para la comunicación entre la casa central y los viajantes se utiliza comunicaciónsatelital (en caso de urgencia o consultas rápidas) o vía Internet (para el envío de pedidos).
Para la comunicación con los clientes tenemos dos situaciones:(1) Comunicación entre casa central y los clientes: La misma es realizada vía satélite (telefónica), de este modo se consigue una comunicación rápida y directa, generalmente es utilizada para aclarar alguna situación respecto del cliente o para brindarle alguna información necesaria o previamente solicitada por el mismo.(2) Comunicación entre los viajante y los clientes: Es directa debido a que los viajantes son quienes están encargados de visitar a los clientes para realizar la toma de pedidos.
Proceso que mas TI utiliza:
De acuerdo al análisis realizado, pudimos observar que la empresa tiene como prioridad la satisfacción del cliente, por lo que recomendamos para un futuro la adquisición de un sistema CRM para aprovechar la relación con el cliente, utilizando la información disponible para suministrar un mejor servicio, y generar mayores ingresos promoviendo la fidelidad del mismo. De esta manera, lo que se busca es materializar este enfoque en el cliente con un sistema que complemente la estructura que se viene planteando desde el inicio de la empresa.
